איך לבחור את הקופה לעסק?

אז אלה השאלות העיקריות שאני שואל לקוחות המבקשים להתייעץ איתי בבחירת קופה ואני אענה עליהן באופן הכי תמציתי שאפשר ואם יהיו לכם שאלות, תרגישו חופשי לפנות אלי.

1. השימוש העיקרי בקופה משתנה מעסק לעסק, חנות ירקות לדוגמה, בסבירות מאוד גבוהה לא תצטרך לנהל מלאי מצד אחד אבל מצד שני המחירים ישתנו בקופה על בסיס יומי וזו צריכה להיות פעולה פשוטה. יש ירקנים שירצו לנהל מועדון לקוחות ויש כאלה שלא, כך שגם כאן צריך לבדוק איך הפעולה הזו מתנהלת וכמה היא מהירה ופשוטה מכיוון שהלחץ על עמדת הקופה ביום שישי בצהריים יכול להיות מטורף.
   האם על קורא ברקוד יעבוד על התוכנה שאתם חושבים עליה או רק הקורא ברקוד שאותה חברה מחזיקה ומוכרת לכם?
2. ניהול מלאי בקופה הוא תמיד נושא מורכב שקשה לנהל מצד אחד אך מצד שני הוא "הכסף המדמם" של העסק ואם הוא מנוהל כמו שצריך, הסיכוי להיות מופתעים בתזרים המזומנים או בסחורה פגת תוקף הוא אפסי.
   ניהול מלאי בקופה צריך להיות פשוט וחכם, צריך להתנסות ממש באופן הזנת תעודת משלוח ולא לסמוך על איש המכירות שאומר שזה פשוט.
   באופן גורף אני תמיד מבקש מהלקוחות שישבו ויעשו פעולות מסוג זה לפני הרכישה, כך שאני ממש ממליץ לקחת שעה מהחיים ולשבת מול התוכנה שאתם בוחנים וכמו שלא הייתם קונים רכב בלי נסיעת מבחן, אל תקחו את הלב של העסק ותסמכו על זה שאמר לכם "כן כן זה פשוט".
3. ניהול מועדון לקוחות בקופה זה אחד הדברים החשובים שעסק צריך לנהל מהיום הראשון.
   אל תקלו בזה ראש כי זה כסף שמונח על הרצפה ומידע על הרגלי הקניות של הלקוחות והיכולת להניע אותם לפעולה יכול להציל עסקים רבים, קטנים או בינוניים או גדולים, זה לא משנה.

   שמעתי מאות פעמים את המשפט "בוא נתחיל בקופה פשוטה ולאט לאט נתקדם" ואני יכול להסכים עם זה אבל לא כשזה מגיע למאגר מידע על לקוחות ובמקרים האלה אני תמיד משתמש באותה דוגמה.
   תדמיינו שיש לכם שנה לאחר פתיחת העסק את השם, טלפון ומייל של כל אחד שעבר בעסק שלכם, אתם יכולים לדמיין את כמות האנשים?
   עכשיו תדמיינו שמגיעה תקופה קשה יותר או שסתם אתם רוצים לעשות מבצע מסוים כדי להביא לקוחות לרכישה ויש לכם את היכולת לעשות את זה בלחיצה אחת ולהביא לפחות 50% מהרשימה לקנות בעסק שלכם… זה מה שצריך לדמיין וזו הראייה לטווח רחוק שיש לעשות בבחירת הקופה הנכונה לעסק.

4. משלוחים הם דבר חשוב ובתקופת הקורונה ראיתי אצל הלקוחות שלי את ההבדל בין אלה שעשו את ההתאמות לכך עם פתיחת העסק ובין אלה שלא (דרך אגב, מועדון הלקוחות מתייחס גם לנושא הזה).
   כאן צריך לבדוק טוב טוב את נושא מהירות ההקלדה ופשטות ההפעלה.
   לקיחת הזמנה טלפונית והקלדה שלה בקופה צריכה לקחת 30-45 שניות מרגע תחילתה (נוציא את הלקוחות הנודניקים מהמשוואה הזו בשלב זה).

   אם יש לכם קופה לפיצרייה או סושי או המבורגר לדוגמה ויש בעסקים האלה המון הערות למנה, זה צריך להתבצע בקופה במהירות גבוהה כל כך כדי לא לאבד זמן יקר ולכן גם כאן, בדיקה מדוקדקת של חווית המשתמש היא קריטית.

5. ממשקים לתוכנות קופה נפוצים מאוד בשוק ויש המון גופים שעושים את זה.
   הממשקים הנפוצים הם לכרטיסי הסעדה ומערכות הנהלת חשבונות כדוגמת פריוריטי, חשבשבת וכו'.
   צריך תמיד לבדוק ולשאול "כמה זמן קיים הממשק בין התוכנות", מי הלקוחות המוכרים יותר להם יש ממשק ופשוט ליצור קשר ולשאול על בעיות אם יש.
   בממשקים לקופות אתם צריכים לדעת בשלב ראשון או כשהעסק כבר בשל מה ישרת את העסק בזמן הקרוב והרחוק.
6. חיבור קופה לחנות אינטרנטית זו עדיין שאלת השאלות.
   

   האם יש הכרח? לא תמיד.. אבל צריך שיהיה במידה ויש סיכוי שתהפכו לרשת ואז ההזמנות מהחנות האינטרנטית יועברו לסניף שאמור לטפל בזה.
   בהנחה ואתם לא פוקס או שופרסל, אני לא חושב שצריך לממשק את הקופה לחנות האינטרנטית בשלבים הראשונים, כי הרי אין שום מניעה לקבל את ההזמנות במייל ולהתייחס אליהן בהתאם אבל אם תשאלו אותי, כשתגדלו, תעשו ממשק, אך הייתי רוצה לדעת שיש לקופה שלי יכולת להתחבר לחנות אינטרנטית גם אם לא אשתמש בזה בעתיד הקרוב.
   גם כאן ניהול המלאי בין החנות האינטרנטית לחנות הפיזית הוא חשוב ועל כך ארחיב במאמר נפרד.
   כמו תמיד, אשמח תמיד לייעץ בבחירת הקופה או התוכנה הנכונה לעסק שלכם.

גיא אדריאן,

קוקו קופות ודיגיטל